Les sociétés pourront bientôt convoquer l’AG par courrier électronique

Publié le 25/11/2004 par Etienne Wery

Comme chaque année, le gouvernement s’apprête à vider ses tiroirs le 31 décembre, grâce à une « loi-programme » (traduisez : une loi fourre-tout parfaitement illisible avec des milliers de dispositions sans aucun lien sinon qu’elles passent mieux ainsi ; une façon comme une autre de montrer au citoyen qu’on se soucie de lui). Le…

Comme chaque année, le gouvernement s’apprête à vider ses tiroirs le 31 décembre, grâce à une « loi-programme » (traduisez : une loi fourre-tout parfaitement illisible avec des milliers de dispositions sans aucun lien sinon qu’elles passent mieux ainsi ; une façon comme une autre de montrer au citoyen qu’on se soucie de lui). Le projet a été déposé au parlement le 17 novembre et contient comme chaque année des dispositions cruciales.

Nous avons principalement relevé les changements au niveau du droit des sociétés, permettant le recours intensif aux nouvelles technologies en vue d’alléger les formalités relatives la convocation des assemblées générales et la publication de certaines informations.

L’assemblée générale des actionnaires est un instrument important de contrôle au sein de la société. Il est sain que les associés et les éventuelles autres personnes ayant droit de participer à l’assemblée exercent effectivement leurs droits démocratiques (droit de vote et /ou droit d’interpellation) dans l’assemblée générale.

Pour le gouvernement, les règles et formalités relatives à la convocation de l’assemblée générale doivent viser la réalisation de cet objectif de bonne information de l’associé, mais ne doivent pas se révéler exagérées ou inutiles. Un équilibre doit à cet égard être trouvé entre le souci de bonne information et la volonté de ne pas exagérément pénaliser sans nécessité les sociétés au travers de formalités coûteuses. Dans la recherche de cet équilibre, il doit bien évidemment être tenu compte des moyens techniques qui sont à la disposition des sociétés commerciales, lesquels évoluent avec la société au sein de laquelle elles déploient leurs activités.

Actuellement, selon le code des sociétés, la convocation par lettre recommandée reste la seule règle d’application aux sociétés privées avec responsabilité limitée (notamment les SA et SPRL ; les SCRL suivent d’autres règles). Pour chaque assemblée générale ordinaire (une fois par an au minimum : article 282 C.Soc.), spéciale (pour toute décision relevant de la compétence de cet organe et qui n’implique pas de modification aux statuts) ou extraordinaire (changement des statuts) la convocation doit être effectuée par « une lettre recommandée par la poste » qui est expédiée quinze jours avant l’assemblée (article 268 C.Soc.). La lettre mentionne l’ordre du jour et est expédiée ensemble avec les documents qui doivent être mis à la disposition des associés en application du Code des Sociétés (comptes annuels, rapport de l’organe de gestion, rapport du commissaire).

Pour le gouvernement, ce formalisme (qui, en pratique, est toutefois rarement respecté) est coûteux et déséquilibré.

L’article 521 de la loi-programme propose donc une modification du Code des Sociétés pour que la possibilité soit offerte également aux sociétés privées à responsabilité limitées de faire la convocation par des autres moyens de communication, comme par exemple par téléfax, par courrier électronique recommandé ou par e-mail. Pour protéger au maximum les droits des associés, il est prévu que les associés doivent accepter expressément et par écrit d’être informé moyennant une méthode de communication alternative. L’intention est bien de stimuler, à l’image des réformes récentes dans nos pays voisins, l’utilisation des moyens de communication électronique dans les contacts entre la société et ses associés.

Ces moyens de communication alternatifs peuvent également être utilisés pour l’envoi des documents qui doivent être mis à disposition des associés (article 269 C. Soc.). Les termes « adresser » et « transmettre » qui sont utilisés dans le Code des Sociétés doivent être interprétés comme tout moyen légalement prévu ou, le cas échéant, convenu avec l’associé pour communiquer l’information (article 269, 535, 697, 710, 720, 733, 748, 761).

Pour le gouvernement, cette proposition suit le développement récent dans d’autres pays de l’Union européenne. Ainsi en décembre 2000 le Royaume-Uni a approuvé le ‘Companies Act 1985 Electronic Communications Order 2000, qui permet soit d’envoyer les rapports annuels, les résultats financiers et les invitations aux assemblées générales par e-mail soit de les publier sur le site web de la société (dans ce dernier cas, l’actionnaire est averti par e-mail que l’information est placée sur le site web). Le Décret n° 67-236 du 23 mars 1967 prévoit depuis 2002 en France que les convocations pour les assemblées générales, les propositions de décision et certains autres documents peuvent être envoyés aux actionnaires par courrier électronique à condition que les actionnaires aient donné leur consentement écrit et leur adresse électronique. Aux Pays-Bas, on a également décidé d’adopter une telle réglementation dans le cadre d’une simplification administrative (plan d’action « Plus d’espace aux entrepreneurs par moins de charges », 8 avril 2004).

Le projet va plus loin encore pour ce qui concerne les sociétés Cette disposition vise une simplification pour les sociétés anonymes dont le capital est représenté par des titres au porteur. Dans ce dernier cas, l’identité des détenteurs des titres au porteur n’est pas toujours connue et il faut appliquer des règles particulières de sorte que de telles personnes soient averties des assemblées générales.

Afin de réduire les frais et charges administratives pour les entreprises, le projet crée la possibilité de convoquer régulièrement une assemblée générale par la seule publication dans le Moniteur belge. Plus précisément, le projet réécrit l’article 573 du code des sociétés comme suit :

Les convocations pour toute assemblée générale contiennent l’ordre du jour et sont faites par des annonces insérées :

a) quinze jours au moins avant l’assemblée, dans le Moniteur belge; pour les sociétés cotées, ce délai est porte à vingt-quatre jours au moins avant l’assemblée.

Pour les sociétés cotées qui recourent à la procédure de date d’enregistrement définie à l’article 536, alinéa 3, ce délai est porté à vingt-quatre jours au moins avant la date d’enregistrement; si une nouvelle convocation est nécessaire et que la date de la deuxième assemblée a été indiquée dans la première convocation, le délai est porté à dix-sept jours au moins avant l’assemblée ou, le cas échéant, dix-sept jours au moins avant la date d’enregistrement;

b) sauf pour les assemblées générales annuelles qui se tiennent dans la commune au lieu indiqué dans l’acte constitutif et dont l’ordre du jour se limite à l’examen des comptes annuels, le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport des commissaires et au vote sur la décharge des administrateurs et, le cas échéant, des commissaires, quinze jours au moins avant l’assemblée, dans un organe de presse de diffusion nationale; pour les sociétés cotées, ce délai est porte à vingt-quatre jours au moins avant l’assemblée. Pour les sociétés cotées qui recourent à la procédure de date d’enregistrement définie à l’article 536, alinéa 3, l’insertion doit avoir lieu au moins vingt-quatre jours avant la date d’enregistrement; si une nouvelle convocation est nécessaire et que la date de la deuxième assemblée a été indiquée dans la première convocation, la convocation pour la deuxième assemblée doit avoir lieu dix-sept jours au moins avant l’assemblée ou, le cas échéant, dix-sept jours au moins avant la date d’enregistrement.

Ces convocations seront communiquées, quinze jours avant l’assemblée, aux actionnaires, porteurs d’obligations ou titulaires d’un droit de souscription en nom, aux titulaires de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société, aux administrateurs et aux commissaires; cette communication se fait par lettre ordinaire sauf si les destinataires ont, individuellement expressément et par écrit, accepté de recevoir la convocation moyennant un autre moyen de communication, sans qu’il doive être justifié de l’accomplissement de cette formalité.

Quand l’ensemble des actions, obligations, droits de souscription ou certificats émis avec la collaboration de la société est nominatif, il est possible de se limiter à la communication des convocations; cette communication se fait par lettre recommandée à la poste sauf si les destinataires ont, individuellement expressément et par écrit, accepté de recevoir la convocation moyennant un autre moyen de communication.

L’ordre du jour doit contenir l’indication des sujets à traiter ainsi que, pour les sociétés ayant fait ou faisant publiquement appel à l’épargne, les propositions de décision. ».

Ce dernier aspect fait grincer des dents quelques personnes.

La presse financière tout d’abord, qui voit ainsi échapper le chiffre d’affaire (modeste, certes, mais néanmoins bienvenu) réalisé grâce aux insertions de sociétés désireuses de convoquer ses actionnaires ou de présenter ses résultats.

Au-delà de ces considérations financières, la limitation de la publication au Moniteur belge fait peur à ceux – nombreux – qui critiquent l’ergonomie générale du site web de cette vénérable institution, et qui soulignent que cette lacune est d’autant plus importante que le Moniteur belge n’existe plus sur papier depuis quelques temps.

Pour faire des économies, le gouvernement a en effet décidé d’abandonner la publication papier du Moniteur belge (le journal officiel belge) pour privilégier le « tout en ligne ». Plusieurs associations ont attaqué cette décision et ont largement eu gain de cause. La cour d’arbitrage a estimé, dans son arrêt du 16 juin 2004, que l’objectif est louable et que rien ne s’oppose en principe à l’électronique, mais que les mesures d’accompagnement en vue de ne pas exclure ceux qui ne disposent pas d’un accès au web sont insuffisantes. Elle a estimé qu’il y avait une rupture du principe d’égalité mais a permis au gouvernement de laisser les choses en l’état jusqu’au 31 juillet 2005.

Or, à ce jour, il n’y rien de neuf sur ce plan et les opposants à la publication des assemblées générales sur le site du Moniteur belge estiment que l’on met la charrue avant les bœufs.

Plus d’infos ?

En consultant le projet de loi.

En consultant l’arrêt de la cour d’arbitrage.