Les Barreaux belges francophones règlementent l’usage des NTIC par les avocats
Publié le 16/03/2003 par Janice Dervaux
Depuis peu, l’usage des technologies de l’information et de la communication est désormais réglementé au sein de l’avocature du sud du pays. En effet, le règlement relatif à l’usage des technologies de l’information et de la communication adopté le 21 octobre 2002 par l’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones (O.B.F.G.) est entré en vigueur le…
Depuis peu, l’usage des technologies de l’information et de la communication est désormais réglementé au sein de l’avocature du sud du pays.
En effet, le règlement relatif à l’usage des technologies de l’information et de la communication adopté le 21 octobre 2002 par l’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones (O.B.F.G.) est entré en vigueur le 1er décembre 2002.
On se souviendra de quelques « affaires » qui, il n’y a pas si longtemps, avaient créé quelques remous au sein de la profession dès lors que certains avocats, à la pointe du progrès, s’étaient engagés dans la création de sites web et dans l’offre de services juridiques en ligne. A l’époque, ces activités avaient été considérées comme problématiques par les instances déontologiques car elles s’inscrivaient en contradiction avec certaines règles de la profession (notamment l’interdiction de la publicité).
Les choses ont, depuis lors, bien changé puisque la publicité est désormais admise, sous certaines conditions. Néanmoins, la généralisation de l’usage des communications électroniques nécessitait que certains jalons soient posés aux fins d’assurer le respect des principes fondamentaux qui gouvernent la profession (indépendance, probité, prohibition des conflits d’intérêts, secret professionnel, dignité et délicatesse).
Le nouveau règlement établit donc certaines règles à respecter et vise plus spécifiquement l’usage des adresses et de la correspondance électroniques, la création de sites internet, la délivrance de services en ligne et la participation à des forums de discussion.
Les adresses électroniques
Le règlement définit l’adresse électronique comme étant « toute suite de caractères alphanumériques utilisée pour l’identification d’un site internet ou l’adressage de la correspondance électronique ». Sont donc visés, tant les noms de domaine que les adresses e-mail dans leur ensemble (soit l’identificateur et le nom d’hôte, ces deux éléments étant séparés le signe @).
En ce qui concerne ces adresses électroniques, le règlement prohibe l’utilisation de termes génériques évocateurs de la profession d’avocat ou du barreau s’ils ne sont pas accompagnés d’un terme distinctif (comme le nom de l’avocat ou de son association). A titre d’exemple, il est donc déontologiquement interdit à un avocat relevant de l’O.B.F.G. de rendre son site internet accessible sous l’adresse www.droit.com (une telle interdiction n’existe manifestement pas au Canada puisque ce site est celui d’une association d’avocats canadienne – Pour une illustration d’une telle interdiction en France, voyez l’affaire Lassus). Par contre, l’adresse www.nomavocat-droit.com est tout à fait permise et par ailleurs, largement pratiquée actuellement au sein de la profession. En ce qui concerne l’adresse e-mail, dès lors que l’identificateur constitue l’élément distinctif requis par le règlement, il ne devrait manifestement pas y avoir de problème si le nom d’hôte constitue, quant à lui, un terme générique évocateur de la profession. Ceci pourrait être le cas si l’avocat bénéficie, par exemple, d’une service de courrier électronique auprès d’un prestataire dont les activités sont dédiées au monde juridique.
La correspondance électronique
Les e-mails sont désormais considérés comme étant fondamentalement de même nature que les échanges épistolaires (traditionnels ou par télécopie) ou téléphoniques usuels. L’avocat peut donc y recourir tant avec ses clients qu’avec ses confrères.
Le règlement tient néanmoins compte des problèmes de transmissions que cette correspondance électronique pourrait rencontrer entre confrères (par exemple en cas de problèmes de lecture de fichiers joints). Dans ce cas, le règlement prévoit que l’avocat qui ne peut, pour des raisons techniques, lire tout ou partie d’une correspondance électronique, a l’obligation d’en demander à son confrère, sans retard injustifié, un exemplaire imprimé. Corrélativement, le confrère en question a l’obligation de transmettre, également sans retard injustifié, ledit exemplaire imprimé. Dans une telle hypothèse de problèmes de transmission, dès lors que l’exemplaire imprimé est dûment parvenu au destinataire, le premier envoi électronique est alors pris en considération pour les éventuels effets juridiques y attachés. Ceci ne sera cependant pas la cas si à la date de réception de l’imprimé l’avocat destinataire de bonne foi se trouve être en défaut.
Les sites internet
Le règlement reconnaît spécifiquement le droit aux avocats d’ouvrir un site internet au public. Cependant, ceci ne peut être réalisé que moyennant le respect des règles entourant la publicité lesquelles peuvent diverger en fonction du barreau auquel appartient l’avocat. Par ailleurs, le nom de domaine du site ne peut être un terme générique évocateur de la profession sauf s’il est associé à un terme distinctif étant le nom de l’avocat ou de son association.
Le règlement précise que le site internet d’un avocat est le prolongement de son cabinet. L’avocat doit donc veiller à l’exactitude des informations fournies. Il lui est interdit de faire figurer sur son site des liens renvoyant vers d’autres professions. De même, l’avocat doit veiller à ce que les sites de tiers ne renvoient pas vers son site, exception faite des sites des Ordres des avocats, de l’O.B.F.G. et des sites agrées par ceux-ci.
L’offre et la délivrance de services en ligne
Le règlement définit les service en ligne comme étant « tout service fourni à distance au moyen d’équipement électronique de traitement (y compris la compression numérique) et de stockage des données, à la demande individuelle d’un destinataire de service, en ce compris les consultation juridiques fournies via l’internet et plus généralement les services offerts en ligne ».
On notera que cette définition, calquée sur le modèle européen, à vocation à s’appliquer à de nombreuses situations. En effet, la volonté est, vraisemblablement, de viser les cas de services qui seraient offerts via des sites internet (de l’avocat lui-même ou de tiers, pour autant que l’avocat soit autorisé à collaborer avec ces tiers). Cependant, on constatera qu’un certain nombre de situations plus « traditionnelles » répondent également à la notion de services en ligne telle que définie ci-avant. Ainsi, l’envoi d’un avis par e-mail à un client tombe donc dans la définition du service en ligne.
Le règlement autorise une telle activité moyennant le respect de 4 règles :
- Lorsque l’avocat est sollicité en ligne, il doit s’assurer que son interlocuteur s’identifie et lui fournisse toutes les informations nécessaires et ce, aux fins d’éviter les conflits d’intérêts et d’assurer le respect du secret professionnel.
- L’avocat qui délivre des services en lignes doit toujours être identifiable personnellement.
- La délivrance de consultations en ligne doit répondre à la demande d’un client déterminé, pour satisfaire des besoins spécifiques. La délivrance automatisée de consultations en ligne n’est permise que moyennant le respect de ces deux critères.
- L’avocat ne peut rétrocéder une partie de ses honoraires à un quelconque intermédiaire dans le cadre de l’offre et de la délivrance de services en ligne. Seule une participation aux éventuels frais de gestion est autorisée.
Outre ces 4 règles, l’avocat doit également assurer, au profit des destinataires de ses services en ligne et des autorités compétentes, un accès facile direct et permanent à un certain nombre d’informations le concernant parmi lesquelles ses coordonnées complètes, l’ordre professionnel dont il ressort et la référence aux règles déontologiques qui lui sont applicables. De telles exigences doivent être replacées dans le contexte international de l’accès aux services en lignes proposés par l’avocat.
Les forums de discussion électroniques
Le règlement subordonne la participation de l’avocat à de tels forums au respect des règles relatives à la publicité, du devoir de dignité et du secret professionnel. L’avocat ne peut cependant offrir ou délivrer ses services au sein de ces forums. Ceci comprend l’interdiction de délivrer des consultations et des avis personnalisés.
Plus d’infos ?
En prenant connaissance du règlement commenté, en ligne sur notre site.