Les assemblées générales par voie électronique bientôt autorisées.

Publié le 21/06/2009 par Etienne Wery , Gilles Collard

Il est inutile de rappeler l’importance du rôle préventif des actionnaires lors des assemblées générales dans le discours dominant en matière de Corporate Governance. Eradiquer l’absentéisme et doper la présence des actionnaires individuels (de plus en plus transfrontaliers) aux assemblées des sociétés cotées, aux côtés des actionnaires majoritaires, des holdings, des fonds d’investissement et des fonds de pension, requièrent de leur offrir la possibilité de participer aux assemblées générales par voie électronique et d’assurer l’exercice de leurs droits de vote de manière transfrontalière (e-voting).

Le 3 août prochain au plus tard, la directive européenne du 11 juillet 2007 concernant l’exercice de certains droits des actionnaires de sociétés cotées devrait être transposée en droit belge. En vertu de celle-ci, le Code des sociétés devra permettre aux sociétés cotées d’offrir à leurs actionnaires toute forme de participation aux assemblées générales par voie électronique, soit notamment une, plusieurs ou toutes les formes de participation ci-après : (i) la transmission de l’assemblée générale en temps réel, (ii) la communication bidirectionnelle en temps réel permettant aux actionnaires de s’adresser à l’assemblée générale à partir d’un lieu éloigné, et/ou (iii) des mécanismes permettant de voter, que ce soit avant ou pendant l’assemblée générale, sans qu’il soit nécessaire de désigner un mandataire devant être physiquement présent lors de l’assemblée.

L’utilisation de moyens électroniques visant à permettre aux actionnaires de participer à l’assemblée générale ne pourra être soumise qu’aux exigences et aux contraintes nécessaires à l’identification des actionnaires et à la sécurité de la communication électronique, et uniquement dans la mesure où elles sont proportionnées à la réalisation de ces objectifs.

Ces dispositions s’appliqueront sans préjudice des dispositions légales que la Belgique peut adopter en ce qui concerne le processus de prise de décision à l’assemblée pour l’introduction ou la mise en œuvre d’une forme de participation par voie électronique.

Un projet de loi du 16 juin 2008 modifiant le Code des sociétés en vue d’instaurer la participation à distance à l’assemblée générale est actuellement à l’examen à la Chambre à cet égard. Selon ce projet (qui vise toutes les sociétés et non pas seulement les sociétés cotées), les statuts pourront prévoir que les actionnaires sont autorisés à participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par la société, selon les modalités et conditions qu’ils fixent.

Les actionnaires qui participeront de cette manière aux assemblées générales (y compris les assemblées extraordinaires devant notaire) seront considérés dans ce cas par la loi comme étant présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale . La société devra toutefois être en mesure de contrôler et de garantir, grâce au moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité de l’actionnaire.

L’actionnaire pourrait ainsi, sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi, grâce au moyen de communication électronique et de manière directe, simultanée et continue, prendre connaissance des discussions au sein de l’assemblée, participer aux délibérations et exercer son droit d’interrogation. En outre, il pourrait, sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer, exercer le droit de vote, le cas échéant à bulletin secret, sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi.

Selon le projet de loi, le Roi serait amené à déterminer les effets qu’il convient de donner aux problèmes techniques et/ou aux incidents qui empêchent ou perturbent la participation par voie électronique à l’assemblée générale et/ou au vote.

Cette procédure de participation à distance ne serait toutefois pas applicable aux membres du bureau de l’assemblée générale, aux administrateurs et aux commissaires. Elle pourrait par contre trouver également à s’appliquer aux titulaires de parts bénéficiaires, aux porteurs d’obligations, aux titulaires de droits de souscription ou de certificats émis avec la collaboration de la société.

On ne peut que saluer cette initiative du législateur belge qui, à l’instar de la France, des Pays-Bas et des Etats-Unis par exemple, devrait permettre aux sociétés qui le souhaitent de faire entrer leurs assemblées générales dans le XXIe siècle. Ce serait aussi l’occasion de favoriser l’émergence de tout un secteur de prestataires de services qui assisteront les sociétés dans leur communication avec les actionnaires, en ce compris dans des domaines tels que l’identification, l’authentification et la signature électronique.