La facture électronique en droit belge : synthèse

Publié le 03/06/2007 par Etienne Wery

A l’occasion de la sortie d’un ouvrage sur la question, nous profitons de cette chronique pour dresser la liste des points essentiels du régime de la facture électronique en Belgique, et aborderons ensuite le droit français.

Jusqu’en 2001, la dématérialisation fiscale de la facture relevait des États, cette pratique, source de divergences constituait un frein au développement du marché unique ce qui explique que les autorités européennes aient décidé d’adopter une directive d’harmonisation.

Cette directive a été transposée en Belgique par la loi 28 janvier 2004 qui se contente d’affirmer quelques principes forts, le tout ne permettant pas de dégager un cadre juridique complet. Il s’agit là d’une technique qui permet au pouvoir exécutif de préciser et d’adapter la norme sans qu’il soit nécessaire de recourir à un processus législatif lourd. Dès lors, on ne peut comprendre la portée de cette loi qu’en abordant aussi les A.R. des 16  et 20 février 2004  et la loi du 27 décembre 2005 .

En vertu de ces textes, le Roi peut « autoriser, aux conditions et aux modalités qu’il fixe, que la délivrance de la facture (…) s’effectue (…) par une procédure utilisant les techniques de la télématique, pour autant que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garanties ».

Puisque la facture peut être émise par voie électronique, encore convient-il de savoir : Qui peut la délivrer ? Comment l’émettre valablement ? Combien de temps et où la conserver ? Comment la conserver ?

Qui peut émettre une facture électronique ?

L’assujetti qui effectue des livraisons de biens ou des prestations de services  est tenu de délivrer une facture à son cocontractant ou de s’assurer qu’une telle facture est délivrée en son nom et pour son compte, par son cocontractant ou par un tiers. D’autre part, pour pouvoir émettre cette facture par voie électronique, il faut que son cocontractant accepte le recours à la facture électronique.

Si le cocontractant a accepté, la facture électronique peut être émise : (1) par l’assujetti ou (2) par un tiers (sous-traitance) ou (3) par son cocontractant (autofacturation). Toutefois en Belgique l’autofacturation est soumise à une procédure assez lourde puisque chaque facture doit, notamment, faire l’objet d’une procédure d’acceptation par l’assujetti.

Comment émettre valablement une facture électronique ?

Pour pouvoir émettre valablement une facture électronique, il convient que le procédé utilisé garantisse l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de la facture.

En vertu de l’A.R. n° 1 modifié, l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu peuvent être garanties, par 3 procédés :

1. une signature électronique avancée. Il s’agit d’une signature électronique qui (1) est liée uniquement au signataire ; (2) permet l’identification du signataire ; (3) est créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ; (4) est liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectée. La Belgique n’a donc pas retenu la faculté qui lui était offerte par le texte européen, d’exiger que la signature électronique repose sur un certificat électronique qualifié.
2. un échange de données informatisées (EDI), à condition que l’échange de données soit conforme au standard EDI et que l’accord entre les parties relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données. Lorsque la transmission de factures électroniques relatives à des livraisons de biens ou des prestations de services effectuées en Belgique, s’opère à partir d’un pays non membre de la Communauté, le ministre des Finances ou son délégué peuvent prévoir d’autres conditions spécifiques applicables à la signature ou à l’EDI.
3. d’autres méthodes acceptées par le ministre des Finances ou son délégué. La Belgique qui a opté pour la voie de la souplesse, en permettant au ministre d’agréer des prestataires spécialisés qui proposeront d’autres méthodes de sécurisation, va donc plus loin que certains Etats en prévoyant dès à présent la troisième voie proposée par le texte européen.

Combien de temps et où conserver une facture électronique ?

Les factures doivent être conservées par les personnes qui les ont tenus, dressés, délivrés ou reçus, pendant 7 années à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission. Rappelons-nous qu’auparavant la durée de conservation était de 10 ans et que ce n’est que suite à la pression des entreprises que le gouvernement a finalement réduit cette durée.

Cependant, le rôle de la facture est multiple et notamment probatoire, dès lors on conseillera de retenir la durée la plus longue parmi toutes celles qui sont susceptibles de correspondre à une des finalités pour lesquelles la facture a été émise, ce qui correspondra le plus souvent au délai de prescription.

Dans les cas où la conservation des factures électroniques conduit à des « difficultés importantes », le Ministre des Finances ou son délégué peuvent, accorder une réduction du délai de conservation et une dérogation à l’obligation de conservation. Malheureusement fautes d’informations complémentaires il est difficile de déduire à quels cas ces dispositions s’appliqueront.

D’autre part, en principe toutes les factures délivrées par ou pour le compte d’assujettis Belges ou reçues par eux, doivent être conservées sur le territoire belge. Toutefois, lorsqu’elles sont conservées par voie électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées, elles peuvent être conservées dans un autre État membre de la Communauté à condition que l’administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée dans ses attributions en soit informée au préalable.

Comment conserver une facture électronique ?

Avant la loi de 2005, c’était le principe de la conservation « en l’état » qui s’imposait, les factures devant être conservées sous leur forme originale d’émission.

Heureusement là encore, les revendications des professionnels ont été entendues. Ainsi, depuis la loi de décembre 2005 les factures reçues par papier peuvent être conservées soit dans leur forme originale, soit de manière digitale. On ne peut donc que saluer l’assouplissement majeur qui a été opéré par cette loi.  Les factures reçues par voie électronique doivent être conservées sous leur forme originale, y compris les données garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de chaque facture.

Les données à conserver dépendent donc du système utilisé. S’agissant de la signature électronique avancée, la question est réglée par la loi du 9 juillet 2001 qui prévoit que devront être conservées les données afférentes à la vérification de signature  ainsi que le dispositif de vérification de signature . S’agissant d’un système EDI, c’est l’accord entre les parties qui déterminera les éléments devant être conservés, tandis que s’agissant des autres procédés agréés par l’administration, c’est dans le dossier de demande d’agrément que seront listées les données à conserver.

Afin d’assurer l’efficience des contrôles de l’administration, le code de la TVA exige que la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exploitation de systèmes informatisés soit conservée.